Autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

Autenticare le sottoscrizioni su istanze e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà

L'autenticazione [della sottoscrizione] consiste nell'attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza. Il pubblico ufficiale deve previamente accertare l'identità della persona che sottoscrive (Regio Decreto 16/03/1942, n. 262, art. 2703, Codice civile).

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 21 prevede che la firma apposta sul documento debba essere autenticata solo quando un'istanza o una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà sono presentate:

  • a soggetti privati​​​​​ (banche, assicurazioni, ecc.)
  • a soggetti pubblici ai fini della riscossione di benefici economici da parte di terzi (ad esempio la delega alla riscossione della pensione).

Il Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 prevede che infatti le norme del Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa si possano applicare anche ai privati.

L'autenticità della sottoscrizione deve essere attestata da un pubblico ufficiale:

  • notaio
  • cancelliere
  • segretario comunale
  • dipendente addetto a ricevere la documentazione
  • altro dipendente incaricato dal sindaco.

L’autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione: il pubblico ufficiale attesta che la sottoscrizione è stata effettuata in sua presenza, previo accertamento dell’identità personale del dichiarante. Sull'atto devono essere riportate le seguenti informazioni:

  • modalità di identificazione
  • data e il luogo di autenticazione
  • nome, cognome e qualifica del pubblico ufficiale
  • firma del pubblico ufficiale
  • timbro dell’ufficio.

Requisiti

Possono chiedere l'autentica:

  • i maggiorenni capaci di intendere e di volere, previo accertamento dell'identità
  • gli interdetti, in questo caso la firma è apposta dal tutore, dopo la verifica del decreto di nomina
  • chi non sa o non può firmare. In questo caso il pubblico ufficiale ne prende atto, previo accertamento dell'identità e della volontà a sottoscrivere del dichiarante, apponendo la dicitura "non in grado di firmare".

 

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 3 Le dichiarazioni sostitutive di certificazione e di atto notorio possono essere rilasciate dai cittadini italiani e dell'Unione europea. I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani. I cittadini extracomunitari regolarmente soggiornanti in Italia possono rilasciare dichiarazioni sostitutive per quelle materie per le quali esiste una convenzione tra l’Italia e il loro Paese di provenienza.

 

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 2 le dichiarazioni sostitutive devono essere accettate:

  • dagli organi della Pubblica Amministrazione
  • dai gestori di pubblici servizi nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza
  • dai privati.

Da settembre 2020, infatti, anche i soggetti privati sono obbligati ad accettare l'autocertificazione o la dichiarazione sostitutiva. In questo caso il soggetto privato può richiedere all'Amministrazione competente il rilascio della relativa certificazione, previo consenso del dichiarante, conferma della corrispondenza di quanto dichiarato come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 71, com. 4.

L’Autorità giudiziaria non è tenuta ad accettare l’autocertificazione nell'ambito dell’esplicazione delle funzioni giurisdizionali.

Come previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica 28/12/2000, n. 445, art. 74, la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive costituisce violazione dei doveri d’ufficio. Ai responsabili del procedimento è proibito chiedere l'esibizione dei certificati nei casi in cui è ammessa la presentazione delle dichiarazioni sostitutive. La violazione dei doveri d'ufficio, prevede sia sanzioni disciplinari che la sanzione penale prevista Regio Decreto 19/10/1930, n. 1938, art. 328, com.2, Codice penale.

Quando è possibile l'autentica di firma

L'autenticazione può essere chiesta:

  • se il testo della dichiarazione rimane nell'ambito consentito (non sono ammesse manifestazioni di intenti, accettazioni di volontà, autorizzazioni, deleghe, rinunce, contratti, scritture private, procure)
  • per i passaggi di proprietà di beni mobili registrati (veicoli) (Decreto legge 04/07/2006, n. 223, art. 7)
  • per la nomina del difensore nei procedimenti giudiziari in materia penale
  • per il consenso scritto nell'ambito delle procedure di adozione internazionale (Legge 04/05/1983, n. 184, art. 31)
  • per le procedure di elezione dei consigli dei geologi, degli psicologi, dei periti commercialisti, nonché dei revisori dei conti (sulla busta contenente la scheda di valutazione, ai sensi del Decreto del Presidente della Repubblica 08/07/2005, n. 169

Firme elettroniche e digitali

L'autenticazione può essere richiesta anche per le firme elettroniche e per le firme elettroniche avanzate infatti il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 25, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:

L'autenticazione della firma elettronica, anche mediante l'acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata consiste nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo accertamento della sua identità personale, della validità dell'eventuale certificato elettronico utilizzato e del fatto che il documento sottoscritto non è in contrasto con l'ordinamento giuridico.

La firma digitale, invece non richiede di essere autenticata, dal momento che il Decreto legislativo 07/03/2005, n. 82, art. 20, com. 1-ter, Codice dell'amministrazione digitale prevede che:

L'utilizzo del dispositivo di firma elettronica qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare di firma elettronica, salvo che questi dia prova contraria.

Atti e documenti in lingua straniera

Non si possono autenticare firme apposte su documenti che non siano scritti in lingua italiana. Ai documenti redatti in lingua straniera deve essere allegata una traduzione in italiano.

Atti e documenti da presentare all'estero

Se l'atto deve essere prodotto all'estero e si vuole che mantenga la sua valenza legale a tutti gli effetti, la sottoscrizione del pubblico ufficiale del Comune deve essere poi "legalizzata e apostillata" dalla Prefettura.

Tempistica

La conclusione del procedimento è immediata.

Costo

Questo procedimento è in via generale soggetto al pagamento dell'imposta di bollo da 16,00 €  É prevista l'esenzione per alcuni usi espressamente indicati dalla legge: il richiedente deve pertanto indicare esplicitamente il tipo di utilizzo oltre ai diritti di segreteria

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