La Pubblica Amministrazione è tenuta a redigere, adottare con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di gestione documentale ed il Manuale di conservazione. La pubblicazione è realizzata in una parte chiaramente identificabile dell’area “Amministrazione trasparente” prevista dall’art. 9 del d.lgs. 33/2013

 A seguito delle nuove linee Guida Agid i manuali sono in corso di aggiornamento

 

Gestione Documentale

Il sistema di gestione informatica dei documenti è descritto al capo IV del DPR 28 dic. 2000, n. 445, "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa", artt. 50-60, e nelle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall'Agenzia per l'Italia digitale nel settembre 2020.

La gestione dei flussi documentali consente di gestire e organizzare la documentazione ricevuta e prodotta dalle amministrazioni, consente la corretta registrazione di protocollo, l’assegnazione, la classificazione, la fascicolazione, il reperimento e la conservazione dei documenti informatici

Una corretta gestione dei documenti sin dalla loro fase di formazione rappresenta inoltre la migliore  garanzia per il corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica e archivistica tipici della gestione degli archivi pubblici. Il Manuale di gestione documentale, previsto dal paragrafo 3.5 delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, "descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi".

Conservazione Informatica

La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:

  • natura e funzione del sistema;
  • modelli organizzativi;
  • ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
  • descrizione del processo di conservazione;
  • profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, a partire dall'11 ottobre 2015, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva. 

 

 

codice IPA: c_c395

Area Organizzativa Omogenea: A2A63F7

Domicilio Digitale: protocollo@pec.comune.cavenagobrianza.mb.it

Responsabile della Gestione Documentale è il Responsabile del Settore 4 - Demografico

Responsabile della Conservazione e per la Transizione al digitale è il Responsabile del Settore 2 - Tecnico

 

Date di modifica e pubblicazione

  • Ultima modifica : 28/11/2021
  • Prima pubblicazione : 26/11/2021
torna all'inizio del contenuto